DoTAz - Dokumentation täglicher Arbeitszeit

Inhaltsübersicht

  • Arbeitszeiterfassung zwecks Arbeitszeitdokumentation und Analyse (Schwerpunkt: gewerbliche Arbeit, Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, Gesetz zum Mindestlohn, Geringfügige Beschäftigung, Kurzfristige Beschäftigung, Arbeitnehmerüberlassung, Leiharbeit)
  • Planungsassistent / Wizard: Automatische Einsatzplanung (Teamweise)
  • Automatische Erkennung von zuschlagsfähigen Einsatzzeiten (Nachtzuschlag, Sonntagszuschlag, Feiertagszuschlag, Fix-Tag-Zuschlag)
  • Komfortable Auswertung nach Mitarbeitenden, Kunden, Objekten und Bearbeitung erzeugter Einsätze
  • Kostenanalysen (Personalkosten, Material, Maschinen)
  • Vollständig konfigurierbar (Fix-Tage, Änderungen an Feiertagen, Nachtzuschlagszeiten, Benutzergruppen spezifische Rechte, Lohnarten, u.a.)
  • Microsoft Access
  • Unverbindlicher Download der voll funktionsfähigen Demo möglich (32bit und 64bit)

Die auf Microsoft Access basierende Anwendung DoTAz - Dokumentation täglicher Arbeitszeit ermöglicht die automatische Einsatzplanung und genaue Zeiterfassung und Zuordnung von Tätigkeiten zu Einsätzen, Einsatzorten (Objekten) sowie die Dokumentation zwecks Arbeitszeitnachweis.

Der Schwerpunkt liegt auf einer Dokumentation gewerblicher Arbeit bei geringfügiger Beschäftigung, Arbeitnehmerüberlassung und Leiharbeit im Hinblick auf das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz und das Gesetz zum Mindestlohn.

Einsatz kann DoTAz beispielsweise bei Unternehmen die Pflegedienste, Gebäudereinigung oder auch Objektschutz anbieten, aber auch Handwerksbetrieben (Baustellen, Außendienst) und Baugewerbe finden. DoTAz kann jedoch generell zur Arbeitszeiterfassung eingesetzt werden.

DoTAz bietet für die Dokumentation alles, begonnen bei der unterstützenden, automatischen Planung für ganze Zeiträume und Teams (auch Einzelpersonen) bis hin zur Auswertung und dem Druck des schriftlichen Tätigkeitsnachweises, der von Arbeitnehmenden unterzeichnet werden, und dann archiviert werden kann. Der Tätigkeitsnachweis kann eine Aufschlüsselung der genutzten Lohnarten und Zuschläge enthalten, die summiert aufgeschlüsselt werden. Weiterhin können entstandene Personalkosten ausgewiesen werden. Materialverbrauch und Maschinen-Nutzung/Verbrauch können ebenfalls Mengen- und Kostenmäßig betrachtet werden.

Startbereich

Automatische Planung

Die automatische Planung erzeugt einzelne Einsätze je Tag, geplanter Einsatzzeit und je Mitarbeitenden für ein vorher festgelegtes Objekt (Einsatzort) und einen gewüscnhten Zeitraum. Die Einstellung der zu berücksichtigen Wochentage, sowie die Möglichkeit, Einsätze an Feiertagen ebenfalls zu planen in Kombination mit verschiednen Zyklen (z.B. nur jede zweite oder dritte Woche oder jeden vierten Tag), erlaubt eine feingegliederte Planung. 

Nach dem Einstellen der Rahmendaten reichen zwei Klicks zum anlegen aller Einsätze. Der erste Klick erzeugt eine Vorschau der zu planenden Termine. Ein weiterer führt die Planung durch und legt die Einsätze wie gewünscht an: Für alle gewählten Wochentage (ggf. auch an Feiertagen) werden entsprechend den Objektzeiten für alle gewählten Personen Einsätze angelegt. Der jeweils höchste anzuwendende Zuschlag wird dabei automatisch ermittelt (Nachtzuschlag, Sonn-/Feiertag, bestimmte Tage) und die Feiertage des Bundeslandes berücksichtigt, in welchem das Objekt bzw. der Einsatzort liegt.

Folgendes Beispiel-Video zeigt, wie schnell und einfach insgesamt 64 Einsätze für 4 Personen an 14 Tagen angelegt werden.

Eine manuelle Einzelerfassung von Einsätzen ist möglich.

Das Ergebnis einer automatischen Planung oder der manuellen Einzelerfassung könnte wie im folgenden Bild aussehen. Beachten Sie, dass Zuschläge abhängig von Tätigkeitsdatum, Objekt/Einsatzort und Einsatzzeit (Von und Bis) vollkommen automatisch ermittelt werden und farbig codiert sind. Bei der Einzelerfassung bzw. der Nachbearbeitung automatischer Planung lassen sich selbstverständlich alle Einstellungen ändern und Korrekturen z.B. auf Grund von Nicht-Erscheinen, Erkrankung oder Urlaub der Mitarbeitenden sind nachträglich schnell und einfach möglich. Auch können Einsätze komplett gelöscht werden.

Einsatzliste in DoTAz

Krank- und Urlaubstage werden manuell erfasst. Das eigene Unternehmen wird dazu ebenfalls als Kunde angelegt und erhält den Einsatzort bzw. das Objekt Krank bzw. Urlaub. Im Anschluss können Mitarbeitenden Urlaubs- und Kranktage zugewiesen werden. Stellt DoTAz fest, dass die vergebene Lohnart als Urlaub gezählt werden soll (lt. Stammdaten), wird geprüft, ob am Tag schon eine urlaubsrelevante Lohnart bei der Person vorhanden ist. DoTAz zeigt dann eine Nachricht und bietet ggf. an, den Resturlaub des Mitarbeitenden entsprechend zu verringern.

Urlaubshinweis

Teams

Die Nutzung von Teams für die Planung ermöglicht eine sehr schnelle Erstellung von Einsätzen für sehr viele Personen. Teams werden hierzu im Vorfeld angelegt und können bei der automatischen Planung gewählt werden. Eine Änderung von Teammitgliedern, die in einer spezifischen automatischen Planung verwendet werden sollen, ist möglich. Einer automatischen Planung können neue Personen hinzugefügt oder vorhandene entfernt werden, ohne das ursprüngliche Team zu verändern.

Teams

Komfortable Filter

Schneller und gezielter Zugriff auf gewünschte Daten wird über einfach zu bedienende Filter erreicht. Daten können je Person, aber auch nach Kunde und Objekt/Einsatzort gezeigt und/oder gedruckt werden.

Filter

Papier bleibt: Audrucke

Nachdem Kriterien gesetzt wurden, können Berichte für Mitarbeitende, Kunden und Objekte erzeugt werden.

Als weitere Ausdrucke stehen aktuell ein Mitarbeiter-Datenblatt, ein Anschreiben und der Arbeitsvertrag zur Verfügung. Hinweis: Da Anschreiben und Arbeitsvertrag firmenindividuell sind, müssen diese Dokumente durch die Ihrer Firma ersetzt werden, falls Sie Interesse an DoTAz haben.

Umfangreiche Konfiguration

Die Stammdaten sind vom Administrator komplett selbst einstellbar. Es handelt sich um eine Mehrbenutzeranwendung mit entspr. Rechteverwaltung und ermöglicht damit auch die Aufteilung von administrativen Arbeiten.

Die Stammdaten der Kunden und zugehörigen Objekte sowie die der Mitarbeitenden sind in eigenen Formularen untergebracht und erlauben zugleich umfangreiche Informationen: In Registerkarten im unteren Bereich lassen sich die Einsätze, verwendeten Maschinen und Material, Ansprechpersonen etc. direkt erkennen. Buttons ermöglichen den schnellen, direkten Zugriff auf diese Detailinformationen.

Features in Planung / Roadmap

Aktuell sind zwei weitere Features in Planung.:

Einserseits soll es möglich werden Arbeitszeit "am Stück" einzugeben welche dann automatisch in gültige Einheiten zerteilt wird. Derzeit ist es notwendig, Einsatzzeiten so anzulegen, dass diese weder die Tagesgrenze (Mitternacht), noch eine Nachtzuschlagsgrenze überschreiten. Erhalten Mitarbeitende für Arbeiten zwischen 22:00 und 05:00 Uhr etwa Nachtzuschläge, dürfen erfasste Einsätze nicht vor 22 Uhr beginnen und nach 22 Uhr enden bzw. vor 5 Uhr beginnen und danach enden. Die Mitternachtsschwelle besagt, dass aktuell Einsätze nicht vor Mitternacht beginnen und erst danach enden dürfen. DoTAz beachtet dies aktuell beim anlegen der Objektzeiten, der Zeiten der automatischen Planung und beim manuellen anlegen von Einsätzen.
Soll aktuell eine Tätigkeit beispielsweise von 21:00 bis 06:00 am nächsten Morgen ausgeführt werden, müssen zuvor bei der automatischen Planung bzw. den, in den Stammdaten der Objekte, angelegten Objektzeiten, vier Einsatz- bzw. Planzeiten erstellt werden: 21:00-22:00 (am ersten Tag, kein Zuschlag), 22:00-23:59 (am ersten Tag aber Nachtzuschlag), 00:00-05:00 (am folgenden Wochentag mit Nachtzuschlag) und 05:00-06:00 (ebenfalls am folgenden Tag aber ohne Zuschlag). Dieses Anlegen muss nur einmalig bei den Objektzeiten erfolgen, wobei DoTAz schon darauf geachtet, dass genannte Grenzen nicht überschritten werden. Das Feature in Planung wird es ermöglichen, die Objektzeit 21:00-06:00 anzugeben woraufhin DoTAz automatisch eine entsprechende Aufteilung vornehmen wird.

Das zweite sich in Planung befindliche Feature ist eine Darstellung der Einsatzzeiten ähnlich einer Plantafel: Je Person werden deren Zeiten als Bänder horizontal darsgestellt. Sollte eine Person mehrfach zur gleichen Zeit an unterschiedlichen Objekten bzw. Einsatzorten geplant sein, wird dies sofort sichtbar. Als weiteres Feature das hiermit einhergeht, wird DoTAz darauf hinweisen können, wenn eine Person zu einer geplanten Einsatzzeit schon für einen anderen Einsatz vorgesehen ist.

Voraussichtlich werden diese Features im ersten Halbjahr 2023 implementiert.

Download: Voll funktionsfähige Demo

Sie können DoTAz als Demo zu Evaluationszwecken direkt hier und völlig unverbindlich herunterladen.

Beachten Sie, dass die Laufzeit der Demo-Version zeitlich befristet ist, aktuell bis zum 01.02.2023, ansonsten gibt es keine Einschränkungen. Selbstverständlich sind Logos und Firmendaten auf Vertrag und Anschreiben sind nicht auf Ihre Firma abgestimmt.

Falls Sie Microsoft Access schon installiert haben (auch als Runtime), können Sie direkt die für Ihr System passende ZIP Datei herunterladen.
Enthält Ihr MS Office Paket kein Access, laden Sie sich als erstes die kostenlose sog. Runtime für Microsoft Access 2016 direkt bei Microsoft herunter: https://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=50040 (Link öffnet in neuem Fenster). Achten Sie dabei darauf, die richtige Version auszuwählen: Haben Sie ein 32bit Office von Microsoft installiert, benötigen Sie die 32bit Variante, haben Sie die 64bit Version des Office-Pakets, benötigen Sie die 64bit-Variante der Runtime.

Download der Demo-Dateien

Beide ZIP Dateien enthalten folgende Dateien:

  • DoTAz_FE.accde - DoTAz Anwendung die Sie nach dem Entpacken der ZIP-Datei mit einem Doppelklick starten können. Ggf. müssen Sie die Runtime vorher installieren. Wahrscheinlich wollen Sie auch einmal die Datei AddPath2016.exe ausführen (s.u.).
  • DoTAz_BE.accde - DoTAz Daten. Die Anwendung (_FE-Datei) wird beim Start einmal danach fragen, wo die Daten zu finden sind. Suchen Sie diese Datei und wählen Sie sie aus.
  • AddPath2016.exe - Markiert das aktuelle Verzeichnis als sicheres Verzeichnis (Quelle). Sie sollten diese Datei einmal  im DoTAz Verzeichnis ausführen lassen.
  • AddPath2016.txt - Hilfsdatei/Erläuterungen für AddPath2016
  • readme-fatcow.txt - Hinweis auf die Quelle der verwendeten Icons.

So geht es: DoTAz installieren und starten

  • Falls notwendig, d.h. Sie besitzen noch kein MS Access: Installieren Sie die MS Access Runtime
  1. Entpacken Sie die ZIP Datei in ein neues Verzeichnis.
  2. Wechseln Sie in das neue Verzeichnis.
  3. Führen Sie einmal mit die Datei AddPath2016.exe aus.
  4. Starten Sie DoTAz mit einem Doppelklick auf die Datei DoTAz_FE.accde
  5. Suchen Sie im sich öffnenden Fenster nach der DoTAz_BE.accde Datei
  6. Melden Sie sich in DoTAz mit einem Administrator-Account an. Nutzen Sie hierfür die Personalnummer 3 als Login und 0000 als Passwort.

Selbstverständlich können Sie neue Nutzende und Gruppen anlegen und vorhandene bearbeiten und löschen sowie alle notwendigen anderen Einstellungen vornehmen die auf Ihr Unternehmen zutreffen.

Haben Sie Anregungen oder Kritik? Bitte lassen Sie mich wissen, was Sie Ihnen gut gefällt, was Sie vermissen und welche Anregungen Sie haben.

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Sollten Sie Interesse an dieser oder einer anderen Anwendung haben, oder eine Online-Anwendung benötigen, nehmen Sie gerne unverbindlich Kontakt zu mir auf.