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Vor- und Nachteile

von Access- (Offline) und Web-Anwendungen

Ob eine Datenbank auf Basis von MS-Access sinnvoll ist oder nicht, hängt von deren Zweck und den Rahmenbedingungen ab. Vielleicht kennen Sie Access schon, nutzen eventuell schon eine Access-Datenbank oder haben selbst einmal eine entwickelt. Vielleicht haben Sie aber auch die Stimme Ihrer Vorgesetzten im Ohr oder die mahnenden Worte der IT-Abteilung.

Vorab noch einige nicht-technische Punkte die sich auf MS Access als Desktop-Datenbank beziehen

Desktop-Datenbankanwendungen: gekommen, um zu bleiben

Access bietet:

  • Feature- und Umfangreiche lokale Anwendungen aber auch Datenvernetzung
  • Größe und Umfang sind sowohl breit als auch tief: Komplexe Anwendungen für zahlreiche Anwendungsfälle sind möglich. Access ist flexibel und hoch integrativ, nicht nur in MS Office.
  • Datenschutz (DSGVO & Co): Daten liegen im eigenen Unternehmen
  • Effizienz und Verfügbarkeit durch lokale Ressourcen
  • Unschlagbare Rendite durch Access' "Do-it-yourself" RAD-Fähigkeiten. Anwendungen sind im Vergleich zu anderen Tools viel schneller einsatzbereit und lassen sich leicht erweitern.
  • Perfekt für spezifische, lokale, kleine/mittlere Datenbankanwendungen 
  • Marktführer: Access hat keine Konkurrenz in seinem Segment in Bezug auf Fähigkeiten und Vertrieb. Laut Microsoft, Millionen von monatlichen Benutzern. Wahrscheinlich noch immer in den meisten großen Unternehmen vorhanden. Unverzichtbar für unzählige mittlere und kleine Unternehmen.
  • Online-Backends/Hosting/Remote-Desktop-Verbindungen, Hybridanwendungen sind heute möglich.
  • Angebote von Drittanbietern und der Community. Support, Tools, Add-Ons und Erweiterungen stehen sowohl kostenlos als auch als Kauf-Versionen zur Verfügung und bieten neue Features.
  • Es gibt Konferenzen eine große Kundenbasis (leider lassen sich keine verlässlichen Zahlen finden), Anfragen und Aufträge neue Access-Datenbanken zu entwickeln und zahlreiche Foren bei denen Fragen zu aktuellen Fehlern teils zehntausende von Ansichten erhalten.

Um Ihnen zu einer besseren Entscheidung zu helfen, will ich kurz einige Vor- aber auch Nachteile einer Access-Datenbank im Vergleich zu einer Web-Anwendung bzw. Web-Datenbank aufzeigen. Die genannten Kriterien können Ihnen die Entscheidung erleichtern und wir können gezielt an Ihrer Wunsch-Anwendung arbeiten. Viele der für Access genannten Vorteile lassen sich heute (2023) auch für Web-Datenbanken/-Anwendungen aufführen. Sollten Sie zu dem Schluss kommen, dass Access für Sie nicht die passende Datenbank ist, so darf ich Ihnen mitteilen, dass ich Ihnen gerne auch eine Web-Datenbank bzw. Web-Anwendung erstelle.

Ob Access oder Web-Datenbanken (MariaDB/MySQL, PostgreSQL), beide zählen zu den verbreitetsten Systemen weltweit. Sie sind auf der sicheren Seite bezüglich Qualität, Support und Produkt-Lebenszyklus (Quelle). Eine ausführliche Darstellung finden Sie in der Antwort auf die Frage ob Access tot ist.

Die Entscheidung, ob sich Access oder eher eine Web-Datenbank für Sie eignet kann ich Ihnen nicht abnehmen. Ich berate ich Sie aber gerne.

Vorteile

Offline/Access+

Mit Access steht ein RAD-Werkzeug (Rapid Application Development) zur Verfügung und es lassen sich Anwendungen schnell entwickeln. Häufig wird weniger Code und Programmierung benötigt als mit anderen Produkten.
Wenn ein Problem mit Access (statt einem anderen Datenbank-Tool) gelöst werden kann, ist diese Lösung wahrscheinlich schneller zu erwarten, günstiger und maximiert den ROI (Return on Investment) für ihr Unternehmen.

Access-Anwendungen können von mehreren Personen gleichzeitig verwendet werden, wobei jede von diesen unterschiedliche Rechte besitzen und unterschiedliche Eingabe- und Ausgabe-Möglichkeiten haben kann.

Muss man im Web noch einen Aktualisieren Button klicken, ist dies in Access nicht notwendig. In Access ist auch das Kopieren und Einfügen von Datensätzen ohne weiteres möglich. Die Darstellung von 1 zu N Beziehungen zwischen Daten und andere Features (z.B. Rechtschreibprüfung) machen die Dateneingabe oft leichter und einfacher als im Web.
Moderne Entwicklungswerkzeuge machen die Entwicklung und den Einsatz von Web-Datenbanken und Web-Anwendungen durchaus zu einer Alternative für Offline-Datenbanken wie Access.

Auf heutigen PCs kann häufig die komplette Datenbank im Speicher gehalten werden, was extrem schnelles Arbeiten ermöglicht - oft schneller als bei Client-Server-Systemen. Anforderungen des Unternehmens an die Auswertung (z.B. Anzahl und Komplexität der für eine Auswertung zu berücksichtigenden Kriterien) beeinträchtigen natürlich die Performanz - wie auch bei Client-Server Umgebungen.

Access ist Teil des Microsoft Office Paketes. Hierdurch wird eine Weiterverarbeitung und Bearbeitung in Excel, Word, Outlook und PowerPoint sehr einfach möglich. Daten können beispielsweise aus Access nach Excel kopiert und übertragen werden, um diese (auch) damit auszuwerten.

Als Teil des MS Office Produktes ist Access in vielen Unternehmen bereits vorhanden und lässt sich ohne Zusatzkosten nutzen. Außerdem stellt Microsoft eine sog. Runtime kostenlos zur Verfügung mit der Access Anwendungen auch auf Systemen laufen können, die selbst keine Access-Installation besitzen. Dies bedeutet, dass Ihnen keine zusätzlichen, laufenden Kosten entstehen (Lizenzgebühren).

Access bringt von Hause aus schon so viele Möglichkeiten mit, dass Programmierung häufig nicht nötig ist. Für umfangreichere Anwendungen ist diese nicht vermeidbar, dann sind jedoch Funktionen mit weniger Code zu realisieren als in anderen Programmen. Dies erleichtert eine Pflege und Weiterentwicklung der Datenbank.

Access eignet sich wunderbar für Anwendungen im LAN des Unternehmens bei der unterschiedliche Personen gleichzeitig auf die selben Daten zugreifen und mit diesen arbeiten. Der Umgang mit Backend (Daten die einmal, zentral z.B. auf einem Netzlaufwerk hinterlegt sind) und Frontend (Arbeitsoberfläche auf den Rechnern der einzelnen Nutzenden) ist eine Selbstverständlichkeit für Access.
Der Einsatz von Access in Remote-Desktop-Anwendungen ist ebenfalls möglich. Nicht geeignet ist Access hingegen für den Betrieb über ein VPN oder das direkte Internet. In einem solchen Fall könnte eine Web-Anwendung bzw. Web-Datenbank für Sie die passende Lösung sein.

Accessanwendungen können auf Laptops und Systemen betrieben werden, die keine Verbindung nach außen zulassen. Accessdatenbanken können ohne Verbindung zum Unternehmensnetz und/oder Server laufen. Das Internet ist zum Betrieb nicht notwendig. Zur Not könnten Sie Ihre Accessdatenbank sogar per Email verschicken. Genau so einfach lässt sich eine Access-Datenbank sichern: Eine einfache Kopie der Datei reicht.

Berichte, also druckfertige Auswertungen Ihrer Daten lassen sich mit Access sehr komfortabel und einfach gestalten, wobei mögliche spezifische Designansprüche keineswegs vernachlässigt werden. Assistenten helfen und Unterberichte lassen sich einsetzen, um Beziehungen zwischen Daten darzustellen. Da Access auch andere Datenformate nutzen kann, ist es denkbar Berichte in Access zu erstellen, die Quelldaten aus anderen (als Access selbst) Quellen nutzen. Entwicklungen auch nur annähernd qualitativ ähnlicher Berichte im Web (wie JasperReports oder CrystalReports) sind wesentlich komplizierter.

Access kann eine große Zahl unterschiedlicher Formate nutzen, angefangen von alten Datenbanken die dBase bis zum SQL Server oder OpenSource Datenbanken wie MySQL bzw. MariaDB und PostgreSQL per ODBC Datenanbindung. Daten aus anderen Anwendungen lassen sich nicht nur nutzen, sondern auch relativ einfach in Access übernehmen.

Die Möglichkeit sog. Abfragen (engl.: query) über eine grafisch anschauliche und einfache Oberfläche zu erstellen und dabei unterschiedliche Tabellen zu nutzen, kann als eines der großen Features von Access bezeichnet werden. Damit ist die Auswertung häufig auch ohne SQL Kenntnisse und für Nutzende möglich (nach entsprechender Einführung). Abfragen in Access können zudem Bezüge auf VBA enthalten, wodurch die Möglichkeiten nochmals beträchtlich steigen: Dort können weitere Kriterien erstellt und ausgewertet werden, die dann in der Abfrage Berücksichtigung finden. Fortgeschrittene Nutzende können aber auch direkt SQL eingeben.

Der VBA IDE ist der gleiche wie der von VB und bietet hervorragende Möglichkeiten. Selbst ein Debuggen und Ändern von Code während der Laufzeit ist möglich wodurch viel Entwicklungszeit gespart werden kann. Dies ist auch für Sie von Vorteil, weil Sie im Regelfall den kompletten Quellcode erhalten und Änderungen nachträglich und bei entsprechender Kenntnis selbst durchführen können.

Online/Web+

Ich nutze moderne Entwicklungswerkzeuge um Anwendungen schnell entwickeln zu können, sog. Rapid Application Development (RAD). Oft ist es möglich mit wenig Code und Programmierung umfangreiche Lösungen zu erstellen. Diese Lösung ist schneller und damit günstiger und maximiert den ROI (Return on Investment) für ihr Unternehmen.

Selbstverständlich sind Web-Anwendungen mehrbenutzer-fähig. Personen erhalten individuelle Logindaten und können gleichzeitig mit der Anwendung arbeiten. Hierfür werden sie verschiedenen Gruppen zugewiesen. Welche Rechte eine Person in der Anwendung hat, d.h. welche Daten für die Person sichtbar und welche veränderbar sind, und ob neue Daten eingegeben werden dürfen, hängt von Ihren Vorstellungen ab. Sie legen selbst fest, was welche Gruppe, und welche Person, in Ihrer Anwendung darf.
Als Hinweis soll ergänzt sein, dass eine Beschränkung der zeitgleichen Anwendenden ggf. durch die Serverkapazität bzw. -einstellungen gegeben sein kann.

Die Dateneingaben im Web sind kaum von lokalen Anwendungen zu unterscheiden: Felder lassen sich mit der Tabulatortaste oder speziellen Tastenkürzeln anspringen. Allerdings müssen Eingaben und Änderungen in Web-Anwendungen immer abgeschlossen werden: Es ist zwingend notwendig, dass Nutzende der Anwendung mitteilen, wann zu speichern ist z.B. indem sie einen entsprechenden Button klicken. In einer MS Access Anwendung ist dies nicht unbedingt notwendig.

Die Geschwindigkeit mit der eine Web-Anwendung läuft hängt prinzipiell von drei Komponenten ab: Die Geschwindigkeit des Endgerätes, die Geschwindigkeit der Netzwerkverbindung (ggf. Internet) und die Geschwindigkeit des Servers. Heute kann man sagen, dass alle Komponenten so ausgelegt sind, dass Sie bei Ihrer Arbeit nicht behindert werden. Web-Anwendungen und Web-Datenbanken laufen schnell und flüssig.

Ihre Daten befinden sich auf einem Server-System, auf das bei korrekter Konfiguration nur wenige Personen direkt zuzugreifen können. Damit sollten Ihre Daten sicherer sein als bei einer lokalen Datenbank ohne Server-Backend. Bitte beachten Sie aber auch die Nachteile einer Web-Datenbank/-Anwendung bezügliche Sicherheit und Datenschutz.

Ein großer Vorteil von Webanwendungen (im Gegensatz zu Access) ist, dass es eine Oberfläche - die im Web - gibt. Entwicklung findet an einer einzigen Stelle statt und jeder Browser kann neue Features direkt nutzen. Das Problem eines veralteten Frontend lässt sich so umgehen und moderne Browser finden sich auf allen Geräten: Von Windows über Apple Geräte zu Android. Eine Nutzung von Web-Anwendungen ist auf Desktop PC, Tablet und Smartphone möglich, sobald eine Internetverbindung besteht.

In den von mir erstellten Anwendungen haben Sie die Möglichkeit Daten sehr schnell zu suchen und zu filtern. Da es sich um Web-Anwendungen handelt, die im Browser laufen, lassen sich Suchen und Filter sowie vorgenommene Sortierungen als Lesezeichen speichern und später erneut mit einem einzigen Klick nutzen.

Auf Web-Anwendungen bzw. Web-Datenbanken kann von überall zugegriffen werden. Einzige Voraussetzung: Eine Internetverbindung. Falls Ihre Anwendung im Internet läuft, reicht ein Browser auf einem mobilen Endgerät (Smartphone, Tablet) oder einem PC oder MAC der Zugriff auf das Internet, hat um alle Arbeiten durchzuführen die Sie wünschen. Befindet sich Ihre Web-Anwendung auf einem Server im lokalen Netz des Unternehmens, ist eine Nutzung aus dem Netz selbstverständlich über jedes Gerät, das in diesem Netz ist möglich. Auch eine Nutzung von außen wäre möglich, wenn ein VPN eingerichtet, oder die Anwendung für Zugriffe aus dem Internet geöffnet wird.
Jede Anwendung kann selbstverständlich mit Login und Passwort, auch Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) gesichert werden. Zusätzlich können Gruppen und auch einzelnen Nutzenden spezifische Rechte zugeteilt werden, die Zugriffe erlauben oder verbieten.

Bei Web-Anwendungen ist die notwendige Software häufig schon auf Servern und Endgeräten vorinstalliert, einzig die Anwendung selbst muss noch einmalig auf dem Server aufgespielt werden.

Nachteile

Offline/Access-

Eine lokale Installation wie Access kann jedoch nicht den gleichen Zugriffsschutz bieten wie eine Serverinstallation z.B. SQL Server. Ähnliches gilt für die Datenintegrität, die Sicherheit der Daten vor unbeabsichtigter Veränderung. In Datenbankmanagementsystemen wie dem SQL Server lassen sich etliche Vorkehrungen treffen, um Änderungen zu dokumentieren und Fehler beim Umgang mit den Daten zu verhindern. Die Möglichkeit eine Kopie der Access-Datei anzufertigen ist zugleich Vor- wie Nachteil: Eine solche ist schnell angefertigt - leider jedoch auch durch unberechtigte Dritte.

Access ist ein Werkzeug zum Verwalten von Daten. Dies kann Interessen der IT-Abteilung entgegenstehen, die für Daten-Sicherheit sorgen will.

Access wurde nicht entwickelt um Webseiten damit zu erstellen und Online-Verarbeitung zuzulassen. Selbst heute (2023) gibt es hierfür kaum Möglichkeiten. Daher ist eine Berücksichtigung des späteren Einsatzes einer (Access-)Datenbank schon im Vorfeld bei der Planung sinnvoll: Web - oder Nicht-Web - oder Web-In-Welchem-Umfang. Beachten Sie auch den nächsten Punkt, in dem aufgezeigt wird, wie eine Nutzung über das Internet doch möglich sein kann.

Access läuft nur auf "vollen" Windows Plattformen, nicht auf Mac, iPad, Android oder Google OS. Access Anwendungen können aber über das Internet z.B. durch Terminal Services (Remote Desktop) oder einen Fernzugriff wie Teamviewer/AeroAdmin/VNC genutzt werden. Ein solcher Ansatz ist jedoch wahrscheinlich nur für einen Kreis von wenigen Personen sinnvoll und keineswegs eine echte Webanwendung die mehrere hundert gleichzeitige Nutzende zulässt.

Accessanwendungen benötigen eine installierte Access Version. Hierbei kann es sich um ein "echtes" Access oder um eine sog. Runtime-Version handeln. Unterschiedliche, gleichzeitig installierte Access- und Office-Versionen können verschiedenste Probleme aufwerfen, die im Voraus oft nicht absehbar sind. Dies erfordert entsprechende Planung. Falls Access schon wie in vielen Unternehmen installiert ist, ist dieses Problem zu vernachlässigen. Abstimmung erfordert dann nur, für bzw. mit welcher Access Version entwickelt und gearbeitet werden soll.

Updates von Access-Datenbanken durchzuführen kann ebenfalls Schwierigkeiten aufwerfen. Beim Einsatz von Frontend und Backend kann das Frontend häufig sehr leicht getauscht werden. Um das Backend durch ein überarbeitetes zu ersetzen müssen jedoch die Daten übernommen werden. Bis zum Einspielen der neuen Version können dann keine neuen Daten erfasst werden - diese würden verloren sein. Das Problem lässt sich jedoch vereinfachen und ggf. umgehen.

Bei Web-Anwendungen ist die notwendige Software häufig schon auf Servern und Endgeräten vorinstalliert, einzig die Anwendung selbst muss noch aufgespielt werden.

Access hat (noch immer) eine Begrenzung der Dateigröße auf 2 GB. Werden also sehr große Datenmengen zusammenkommen, kann Access alleine nicht die Lösung bieten. Auch ist die gleichzeitige Nutzung von Access auf 255 Benutzer beschränkt (technisch). Eine praktische Beschränkung auf weniger Nutzende kann durch das vorhandene Netzwerk gegeben sein, so dass eine tatsächlich gleichzeitige Nutzung von ca. 10 bis 80 Nutzern möglich ist (immer auch abhängig von der Anwendung und deren Tätigkeiten).

Anwendungen, die mit Access erstellt wurden, haben im Vergleich zu solchen, die mit komplett mittels Programmiersprachen entwickelt wurden, den Nachteil, dass sie gestalterischen Einschränkungen unterliegen. Access-Anwendungen sind recht schnell als solche zu entlarven.

Access-Anwendungen sind für Windows und Desktop PCs ausgelegt. Ein Betrieb unter MacOS, Android o.ä. ist nicht oder nur mit Umwegen möglich.

Microsoft stellt Updates für Access bereit. Leider geschieht es immer wieder, dass diese auch neue Fehler einführen (das ist selbstverständlich auch ein Problem jeder anderen Software).

Mit Vertrauenskrise lässt sich die gefühlte (nicht echte, siehe Ist Access tot?) Unsicherheit bezeichnen, ob Access weiterhin von MS unterstützt wird. Die beschrieben, ist diese vorhandene Sorge unbegründet.

Microsoft macht zwar Werbung für Access und stellt auch Ressourcen (Foren, Updates, Upgrades, neue Features) zur Verfügung, aber zeitgleich steht Access als Desktop Anwendung heute nicht mehr im Fokus. Access ist heute stiller Teilnehmer am Office Produkt.

Aufgrund seiner Einschränkungen ("alte" Technologie, wirkt unmodern, Vertrauensprobleme, kein Web, langsame Updates) hat Access oft ein schlechtes Image. Begründen lässt sich dies auch mit dem Unterschied zu Excel. Excel wird überall eingesetzt und ist leicht zu bedienen - so die Ansicht vieler Nutzenden. Leider wird Excel sehr häufig aber nicht für seine eigentliche Kernkompetenz, das Rechnen mit großen Datenmengen genutzt, sondern verfremdet zum Datenverwalten. Dies wäre jedoch eine typische Anwendung für eine Datenbank, eine wie MS Access.

Es ist anzunehmen, dass die Probleme nicht verschwinden werden, wird der Markt für Desktop-Datenbanken seit über 20 Jahren immer kleiner.

Online/Web-

Web-Anwendungen sind nicht sicher. Bitte lassen Sie sich nicht das Gegenteil erzählen, sondern überlegen Sie, von wie vielen Leaks Sie im letzten Jahr gelesen haben. Welche großen Firmen wurden gehackt und haben Daten verloren - und wie viele? Es obliegt daher Ihnen, die Daten zu sichern und vor Angriffen zu schützen. Am besten geschieht dies sicherlich, wenn Sie Ihre Web-Anwendung gar nicht erst dem Internet zugänglich machen, sondern diese nur im lokalen Netz betreiben. Mir ist bei diesen Worten jedoch bewusst, dass es genau dies nicht ist, was Sie wahrscheinlich möchten: Von überall auf Ihre Daten zugreifen. Ich versuche bestmöglichen Schutz Ihrer Daten im Rahmen meiner Möglichkeiten zu gewährleisten. Angesichts der vielen Einflussfaktoren muss ich aber auf die Problematik hinweisen.

Ohne Internet bzw. LAN Verbindung ist keine Arbeit mit der Anwendung möglich. Dies schließt sowohl eine größere Störung des Internet ein, als auch eine Störung auf dem Endgerät, auf dem gearbeitet wird. Handelt es sich um ein mobiles Gerät, das zusätzlich zum WLAN eine SIM-Karte nutzen kann, lässt sich mit deren Einsatz dieser Problematik vorbeugen.
Es besteht die Möglichkeit, eine Web-Datenbank als Stand-Alone-Lösung zu erstellen, jedoch werden damit die Möglichkeiten einer Datenbank oder gar Web-Datenbank nicht genutzt.

Selbstverständlich ist der Datentransfer von einer Web-Datenbank nach MS Office möglich. Dies kann z.B. über eine CSV-Datei geschehen, mit der Daten aus der Web-Anwendung exportiert, dann wieder in MS Office importiert werden. Der direkte Zugriff auf eine Web-Anwendung aus MS Office ist theoretisch möglich, doch sollte er aus Sicherheitsgründen gut abgewogen werden. Eine nahtlose Integration wie beispielsweise von MS Access ist aus verständlichen Gründen schwer zu realisieren.

Berichte und Auswertungen müssen ggf. relativ aufwändig "per Hand" gestaltet werden.

Noch unentschieden? Ich berate Sie gern!

Nehmen Sie Kontakt mit mir auf, gerne auch telefonisch!

Quellenhinweis: Teile dieser Seite sind den Ausführungen von Luke Chung entliehen und angepasst.