MS-Access oder Web-Datenbank?

Ob eine Datenbank auf Basis von MS-Access sinnvoll ist oder nicht, kann mit Sicherheit so oder so gesehen werden. Vielleicht kennen Sie Access schon, nutzen eventuell schon eine Access-Datenbank oder haben schoneinmal eine selbst entwickelt. Vielleicht haben Sie aber auch die Stimme Ihrer Vorgesetzten im Ohr oder die mahnenden Worte der IT-Abteilung. Die Entscheidung, ob Access die für Sie richtige und sinnvolle Entscheidung ist, kann ich Ihnen nicht abnehmen. Stattdessen möchte ich kurz einige Vor- aber auch Nachteile einer Access-Datenbank aufzeigen um Ihnen Kriterien an die Hand zu geben die Ihnen die Entscheidung erleichtern.
Sollten Sie zum Schluss kommen, dass Access für Sie nicht die passende Datenbank ist, so darf ich Ihnen mitteilen, dass ich Ihnen auch eine Web-Datenbank bzw. Web-Anwendung erstellen kann.

Das finden Sie auf dieser Seite:

Vorteile von Microsoft Access1_032.png

Access ist eine, wenn nicht die beliebteste Datenbank-Software da auch nicht-professionelle Entwickler viele unternehmerische Probleme damit lösen können. Professionelle Entwickler können sehr anspruchsvolle Mehrbenutzer Anwendungen schaffen. Auch im Jahr 2021 findet sich Access weltweit unter ca. 350 Datenbanksystemen in den Top 15 (Quelle), bei Relationalen Datenbank Systemen in den Top 10 (Quelle) weltweit!

Schnelle Entwicklung und großer ROI

Mit Access steht ein RAD-Werkzeug (Rapid Application Development) zur Verfügung und es lassen sich Anwendungen schnell entwickeln. Häufig wird weniger Code und Programmierung benötigt als mit anderen Produkten.
Wenn ein Problem mit Access (statt einem anderen Datenbank-Tool) gelöst werden kann, ist diese Lösung wahrscheinlich schneller zu erwarten, günstiger und maximiert den ROI (Return of Investment) für ihr Unternehmen.

Mehrbenutzer-fähig

Access-Anwendungen können von mehreren Benutzern gleichzeitig verwendet werden, wobei jeder von diesen unterschiedliche Rechte besitzen und unterschiedliche Eingabe- und Ausgabe-Möglichkeiten haben kann.

Integration mit anderen MS Office Produkten, weit verbreitet

Access ist Teil des Microsoft Office Paketes. Hierdurch wird eine Weiterverarbeitung und Bearbeitung in Excel, Word, Outlook und PowerPoint sehr einfach möglich. Daten können beispielsweise aus Access nach Excel kopiert und übertragen werden, um diese (auch) damit auszuwerten.

Als Teil des MS Office Produktes ist Access in vielen Unternehmen bereits vorhanden und lässt sich ohne Zusatzkosten. Außerdem stellt Microsoft eine sog. Runtime kostenlos zur Verfügung mit der Access Anwendungen auch auf Systemen laufen können die selbst keine Access-Installation besitzen. Dies bedeutet, dass Ihnen keine zusätzlichen, laufenden Kosten (Lizenzgebühren) entstehen.

Lösungen sind oft ohne Code möglich

Access bringt von Hause aus schon so viele Möglichkeiten mit, dass Programmierung häufig nicht nötig ist. Für umfangreichere Anwendungen ist diese nicht vermeidbar, dann sind jedoch Funktionen mit weniger Code zu realisieren als in anderen Programmen. Dies erleichtert eine Pflege und Weiterentwicklung der Datenbank.

Sehr gut für Dateneingaben - Windows ist oft noch immer besser als das Web

Muss man im Web noch einen Aktualisieren Button klicken, ist dies in Access nicht notwendig. In Access ist auch das Kopieren und Einfügen von Datensätzen ohne weiteres möglich. Die Darstellung von 1 zu N Beziehungen zwischen Daten und andere Features (z.B. Rechtschreibprüfung) machen die Dateneingabe oft leichter und einfacher als im Web.
Moderne Entwicklungserkzeuge machen die Entwicklung und den Einsatz von Web-Datenbanken und Web-Anwendungen durchaus zu einer Alternative für Offline-Datenbanken wie Access. Bitte werfen Sie daher auch einen Blick auf die Web-Datenbanken die ich Ihnen anbiete: Vor- und Nachteile einer Web-Datenbank/-Anwendung.

Ideal für Netzwerkanwendungen

Access eignet sich wunderbar für Anwendungen im LAN des Unternehmens bei der unterschiedliche Nutzer gleichzeitig auf die selben Daten zugreifen und mit diesen arbeiten. Der Umgang mit Backend (Daten die einmal, zentral z.B. auf einem Netzlaufwerk hinterlegt sind) und Frontend (Arbeitsoberfläche auf den Rechnern der einzelnen Nutzer) ist eine Selbstverständlichkeit für Access.
Der Einsatz von Access in Remote-Desktop-Anwendungen ist ebenfalls möglich. Nicht geeignet ist Access hingegen für den Betrieb über ein VPN oder das direkte Internet. In einem solchen Fall könnte eine Web-Anwendung bzw. Web-Datenbank für Sie die passende Lösung sein. Ich berate Sie gerne, lesen Sie bitte auch die Vor- und Nachteile einer Web-Datenbank/-Anwendung. Vielleicht entscheiden Sie sich, eine solche von mir erstellen zu lassen.

Aber auch als Stand-Alone-Lösung: Situationen ohne Verbindung und Datensicherung

Accessanwendungen können auf Laptops und Systemen betrieben werden, die keine Verbindung nach außen zulassen. Accessdatenbanken können ohne Verbindung zum Unternehmensnetz und/oder Server laufen. Das Internet ist zum Betrieb nicht notwendig. Zur Not könnten Sie Ihre Accessdatenbank sogar per Email verschicken. Genau so einfach lässt sich eine Access-Datenbank sichern: Eine einfache Kopie der Datei reicht!

Gute Performanz

Auf heutigen PCs kann häufig die komplette Datenbank im Speicher gehalten werden, was extrem schnelles Arbeiten ermöglicht - oft schneller als bei Client-Server-Systemen. Anforderungen des Unternehmens an die Auswertung (z.B. Anzahl und Komplexität der für eine Auswertung zu berücksichtigenden Kriterien) beeinträchtigen natürlich die Performanz - wie auch bei Client-Server Umgebungen.

Ausgezeichneter Berichtsgenerator

Berichte, also Druckfertige Auswertungen Ihrer Daten lassen sich mit Access sehr komfortabel und einfach gestalten, wobei mögliche spezifische Designansprüche keineswegs vernachlässigt werden. Assistenten helfen und Unterberichte lassen sich einsetzen, um Beziehungen zwischen Daten darzustellen. Da Access auch andere Datenformate nutzen kann, ist es denkbar Berichte in Access zu erstellen, die Quelldaten aus anderen (als Access selbst) Quellen nutzen. Entwicklungen auch nur annähernd qualitativ ähnlicher Berichte im Web (wie JasperReports oder CrystalReports) sind wesentlich komplizierter.

Zugriff auf viele Datenformate, einfacher Import

Access kann eine große Zahl unterschiedlicher Formate nutzen, angefangen von alten Datenbanken die dBase bis zum SQL Server oder OpenSource Datenbanken wie MySQL und PostgreSQL per ODBC Datenanbindung. Daten aus anderen Anwendungen lassen sich nicht nur nutzen, sondern auch relativ einfach in Access übernehmen.

Umfangreicher Abfragengenerator

Die Möglichkeit sog. Abfragen (querys) über eine grafisch anschauliche und einfache Oberfläche zu erstellen und dabei unterschiedliche Tabellen zu nutzen kann als eines der großen Features von Access bezeichnet werden. Damit ist die Auswertung häufig auch ohne SQL Kenntnisse und für Endanwender möglich (nach entsprechender Einführung). Abfragen in Access können zudem Bezüge auf VBA enthalten, wodurch die Möglichkeiten nochmals beträchtlich steigen: Dort können weitere Kriterien erstellt und ausgewertet werden, die dann in der Abfrage Berücksichtigung finden. Fortgeschrittene Nutzer können aber auch SQL direkt eingeben.

Guter Code Editor

Der VBA IDE ist der gleiche wie der von VB und bietet hervorragende Möglichkeiten. Selbst ein Debuggen und Ändern von Code während der Laufzeit ist möglich wodurch viel Entwicklungszeit gespart werden kann. Dies ist auch für Sie von Vorteil, weil Sie im Regelfall den kompletten Quellcode erhalten und Änderungen nachträglich und bei entsprechender Kenntnis selbst durchführen können.

Nachteile von Microsoft Access1_033.png

Wo Licht ist, ist auch Schatten: Einige Nachteile von Access sollen hier ebenfalls genannt werden damit Sie sich über die Möglichkeiten und Einschränkungen klar werden können und mir gezielt Fragen zu Ihrer Wunsch-Anwendung stellen können. Ich berate ich Sie gerne. Lesen Sie bitte auch die Vor- und Nachteile einer Web-Datenbank/-Anwendung.

Als Web-Anwendung ungünstig und nur auf Windows-Systemen

Access wurde nicht entwickelt um Webseiten damit zu erstellen und Onlie-Verarbeitung zuzulassen. Selbst heute (2021) gibt es hierfür kaum Möglichkeiten. Daher ist eine Berücksichtigung des späteren Einsatzes einer (Access-)Datenbank schon im Vorfeld bei der Planung sinnvoll: Web - oder Nicht-Web - oder Web-In-Welchem-Umfang. Beachten Sie auch den nächsten Punkt, in dem aufgezeigt wird, wie eine Nutzung über das Internet doch möglich sein kann.

Access läuft nur auf "vollen" Windows Plattformen, nicht auf Mac, iPad, Android oder Google OS. Access Anwendungen können aber über das Internet z.B. durch Terminal Services (Remote Desktop) oder einen Fernzugriff wie Teamviewer/AeroAdmin/VNC genutzt werden. Ein solcher Ansatz ist jedoch wahrscheinlich nur für einen geringen Nutzerkreis von wenigen Personen sinnvoll und keineswegs eine echte Webanwendung die mehrere hundert gleichzeitige Nutzer zulässt.

Sollten Sie Ihre Anwendung online nutzen wollen bzw. müssen, berate ich Sie gerne. Lesen Sie bitte auch die Vor- und Nachteile einer Web-Datenbank/-Anwendung.

Mögliche Installationsprobleme

Accessanwendungen benötigen eine installierte Access Version. Hierbei kann es sich um ein "echtes" Access oder um eine sog. Runtime-Version handeln. Unterschiedliche, gleichzeitig installierte Access- und Office-Versionen können verschiedenste Probleme aufwerfen die im Voraus oft nicht absehbar sind. Dies erfordert entsprechende Planung. Falls Access schon wie in vielen Unternehmen installiert ist, ist dieses Problem zu vernachlässigen. Abstimmung erfordert dann nur, für bzw. mit welcher Access Version entwickelt und gearbeitet werden soll.

Updates von Access-Datenbanken durchzuführen kann ebenfalls Schwierigkeiten aufwerfen. Beim Einsatz von Frontend und Backend kann das Frontend häufig sehr leicht getauscht werden, um das Backend durch ein überarbeitetes zu ersetzen müssen jedoch die Daten übernommen werden. Bis zum Einspielen der neuen Version können dann keine neuen erfasst werden - diese würden verloren sein. Das Problem lässt sich jedoch vereinfachen.

Bei Web-Anwendungen ist die notwendige Software häufig schon auf Servern und Endgeräten vorinstalliert, einzig die Anwendung selbst muss noch aufgespielt werden.

Sicherheit, Datenschutz und -integrität

Eine lokale Installation wie Access kann jedoch nicht den gleichen Zugriffsschutz bieten wie eine Serverinstallation z.B. SQL Server. Ähnliches gilt für die Datenintegrität, die Sicherheit der Daten vor unbeabsichtigter Veränderung. In Datenbankmanagementsystemen wie dem SQL Server lassen sich etliche Vorkehrungen treffen um Änderungen zu dokumentieren und Fehler beim Umgang mit den Daten zu verhindern. Die Möglichkeit eine Kopie der Access-Datei anzufertigen ist zugleich Vor- wie Nachteil: Eine solche ist schnell angefertigt - leider jedoch auch durch unberechtigte Dritte.

Eingeschränkte Skalierbarkeit

Access hat (noch immer) eine Begrenzung der Dateigröße auf 2 GB. Werden also sehr große Datenmengen zusammenkommen, kann Access alleine nicht die Lösung bieten. Auch ist die gleichzeitige Nutzung von Access auf 255 Benutzer beschränkt (technisch). Eine praktische Beschränkung auf weniger Nutzer kann durch das vorhandene Netzwerk gegeben sein, so dass eine tatsächlich gleichzeitige Nutzung von ca. 10 bis 80 Nutzern möglich ist (immer auch abhängig von der Anwendung und deren Tätigkeiten).

Einschränkungen im Design

Anwendungen die mit Access erstellt wurden haben im Vergleich zu solchen, die mit komplett mittels Programmiersprachen entwickelt wurden, den Nachteil, dass sie gestalterischen Einschränkungen unterliegen. Access-Anwendungen sind recht schnell als solche zu entlarven.

Vor- und Nachteile einer Web-Datenbank/-Anwendung

Viele der für Access genannten Vorteile lassen sich heute (2021) auch für Web-Datenbanken/-Anwendungen aufführen.

Vorteile einer Web-Datenbank/-Anwendung1_032.png

Schnelle Entwicklung und großer ROI

Ich nutze moderne Entwicklungswerkzeuge um Anwendungen schnell entwickeln zu können, sog. Rapid Application Development (RAD). Oft ist es möglich mit wenig Code und Programmierung umfangreiche Lösungen zu erstellen. Diese Lösung ist schneller und damit günstiger und maximiert den ROI (Return of Investment) für ihr Unternehmen.

Eine Oberfläche

Ein großer Vorteil von Webanwendungen (im Gegensatz zu Access) ist, dass es eine Oberfläche - die im Web - gibt. Entwicklung findet an einer einzigen Stelle statt und jeder Browser kann neue Features direkt nutzen. Das Problem eines veralteten Frontend lässt sich so umgehen und moderne Browser finden sich auf allen Geräten: Von Windows über Apple Geräte zu Android. Eine Nutzung von Web-Anwendungen ist auf Desktop PC, Tablet und Smartphone möglich sobald eine Internetverbindung besteht.

Extrem einfache Suche

In den von mir erstellten Anwendungen haben Sie die Möglichkeit Daten sehr schnell zu suchen und zu filtern. Da es sich um Web-Anwendungen handelt, die im Browser laufen, lassen sich Suchen und Filter sowie vorgenommene Sortierungen als Lesezeichen speichern und später erneut mit einem einzigen Klick nutzen.

Sehr gute Performanz

Die Geschwindigkeit mit der eine Web-Anwendung läuft hängt prinzipiell von drei Komponenten ab: Die Geschwindigkeit des Endgerätes, die Geschwindigkeit der Nertzwerkverbindung (ggf. Internet) und die Geschwindkeit des Servers. Heute kann man sagen, dass alle Komponenten so ausgelegt sind, dass Sie bei Ihrer Arbeit nicht behindert werden. Web-Anwendungen und Web-Datenbanken laufen schnell und flüssig.

Mehrbenutzer-fähig

Selbstverständlich sind Web-Anwendungen mehrbenutzer-fähig. Personen erhalten individuelle Logindaten und können gleichzeitig mit der Anwendung arbeiten. Hierfür werden sie verschiedenen Nutzergruppen zugewiesen. Welche Rechte eine Person in der Anwendung hat, d.h. welche Daten für die Person sichtbar und welche veränderbar sind, und ob neue Daten eingegeben werden dürfen, hängt von Ihren Vorstellungen ab. Sie legen selbst fest, was welche Gruppe, und welche Person, in Ihrer Anwendung darf.
Als Hinweis soll ergänzt sein, dass eine Beschränkung der zeitgleichen Anwendenden ggf. durch die Serverkapazität bzw. -einstellungen gegeben ist.

Ideal für Anwendungen für von überall verfügbar sein sollen

Auf Web-Anwendungen bzw. Web-Datenbanken kann von überall zugegriffen werden. Einzige Voraussetzung: Eine Internetverbindung. Falls Ihre Anwendung im Internet läuft, reicht ein Browser auf einem mobilen Endgerät (Smartphone, Tablet) oder einem PC oder MAC der Zugriff auf das Internet hat um alle Arbeiten durchzuführen die Sie wünschen. Befindet sich Ihre Web-Anwendung auf einem Server im lokalen Netz des Unternehmens, ist eine Nutzung aus dem Netz selbstverständlich über jedes Gerät, das im diesem Netz ist möglich. Auch eine Nutzung von Außen wäre möglich, wenn ein VPN eingerichtet, oder die Anwendung für Zugriffe aus dem Internet geöffnet wird.
Jede Anwendung kann selbstverständlich mit Login und Passwort, auch Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) gesichert werden. Zusätzlich können Nutzergruppen und auch einzelnen Nutzenden spezifische Rechte zugeteilt werden, die Zugriffe erlauben oder verbieten.

Einfache Dateneingaben

Die Dateneingaben im Web sind kaum von lokalen Anwendungen zu unterscheiden: Felder lassen sich mit der Tabulatortaste oder speziellen Tastenkürzeln anspringen. Allerdings müssen Eingaben und Änderungen in Web-Anwendungen immer abgeschlossen werden: Es ist zwingend notwendig, dass Nutzende der Anwendung mitteilen, wann zu speichern ist z.B. indem sie einen entsprechenden Button klicken. In einer MS Access Anwendung ist dies nicht unbedingt notwendig.

Keine aufwändige Installation

Bei Web-Anwendungen ist die notwendige Software häufig schon auf Servern und Endgeräten vorinstalliert, einzig die Anwendung selbst muss noch einmalig auf dem Server aufgespielt werden.

Sicherheit, Datenschutz und -integrität

Ihre Daten befinden sich auf einem Server-System auf das es bei korrekter Konfiguration nur wenigen Personen möglich ist direkt zuzugreifen. Damit sollten Ihre Daten sicherer sein als bei einer (rein) lokalen Datenbank. Bitte beachten Sie aber auch die Nachteile einer Web-Datenbank/-Anwendung bezügliche Sicherheit und Datenschutz.

Nachteile einer Web-Datenbank/-Anwendung1_033.png

Sicherheit, Datenschutz und -integrität

Web-Anwendungen sind nicht sicher. Bitte lassen Sie sich nicht das Gegenteil erzählen, sondern überlegen Sie, von wie vielen Leaks Sie im letzten Jahr gelesen haben. Welche großen Firmen wurden gehackt und haben Daten verloren - und wie viele?! Es obliegt daher Ihnen die Daten zu sichern und vor Angriffen zu schützen. Am besten geschieht dies sicherlich, wenn Sie Ihre Web-Anwendung gar nicht erst dem Internet zugänglich machen, sondern diese nur im lokalen Netz betreiben. Mir ist bei diesen Worten jedoch bewusst, dass es genau dies nicht ist, was Sie wahrscheinlich möchten: Von überall auf Ihre Daten zugreifen. Ich versuche bestmöglichen Schutz Ihrer Daten im Rahmen meiner Möglichkeiten zu gewährleisten. Angesichts der vielen Einflussfaktoren muss ich aber auf die Problematik hinweisen.

Eher keine Stand-Alone-Lösung: Verbindung notwendig

Ohne Internet bzw. LAN Verbindung ist keine Arbeit mit der Anwendung möglich. Dies schließt sowohl eine größere Störung des Internet ein, als auch eine Störung auf dem Endgerät, auf dem gearbeitet wird. Handelt es sich um ein mobiles Gerät, das zusätzlich zum WLAN eine SIM-Karte nutzen kann, lässt sich mit deren Einsatz dieser Problematik vorbeugen.
Es besteht die Möglichkeit, eine Web-Datenbank als Stand-Alone-Lösung zu erstellen, jedoch werden damit die Möglichkeiten einer Datenbank oder gar Web-Datenbank nicht genutzt.

Keine Integration mit MS Office Produkten

Selbstverständlich ist der Datentransfer von einer Web-Datenbank nach MS Office möglich. Dies kann z.B. über eine CSV-Datei geschehen, mit der Daten aus der Web-Anwendung exportiert, dann wieder in MS Office importiert werden. Der direkte Zugriff auf eine Web-Anwendung aus MS Office ist theoretisch möglich, doch sollte aus Sicherheitsgründen gut abgewogen werden. Eine nahtlose Integration wie beispielsweise von MS Access ist aus verständlichen Gründen schwer zu realisieren.

Kein Berichtsgenerator

Berichte und Auswertungen müssen ggf. relativ aufwändig "per Hand" gestaltet werden.

 

 

Quellenhinweis: Teile dieser Seite sind den Ausführungen von Luke Chung auf http://www.fmsinc.com/MicrosoftAccess/Strategy/ entliehen und angepasst.