Access Datenbanken im Unternehmenskonzept

Zusammenfassung

• Datenbanken (Access-) finden sich an vielen Stellen im Unternehmen.
• Access-Datenbanken können mit steigenden Ansprüchen wachsen.
• Verschiedene Perspektiven haben ihre Berechtigung.

Access ist ein Teil des MS Office Pakets wird aber dennoch oft nicht als solches wahrgenommen. Ein Grund hierfür scheint die Unkenntnis über die Möglichkeiten, die das Tool bietet. Access steht im Unternehmen zwischen Excel und "Großen" Unternehmensanwendungen wie Client-Server-Datenbanken und ist ein herrvorragendes Verbindungsglied von einfachen End-Nutzer-Anforderungen und unternehmenskritischen Anwendungen.

Dieser Text soll zeigen, wann Access sinnvoll genutzt werden kann, wann nicht und warum es in großen Unternehmen oft schwierig einzusetzen scheint. Es wird darauf eingegangen, warum es trotz anderweitiger Planung häufig dazu kommt, dass MS Access Anwendungen unternehmensweit eingesetzt werden und sich ihr ursprünglicher Einsatzbereich nach und nach erweitert.

Entwicklung ist Teil des Software-Lebens

Entwicklung von Software teilt viele Gemeinsamkeiten mit biologischer Entwicklung. Einige Anwendungen entwickeln sich weiter und überleben, andere sterben aus. Planung und Vorausschau sind die Mittel, die eine Evolution von Access Datenbanken ermöglichen und der Schlüssel zum effektiven und effizienten Einsatz im Unternehmen. Access kann viele Datenbankprobleme in Unternehmen lösen oder zu deren Lösung beitragen. Als eines der Top 10 der beliebtesten Datenbankprodukte der Welt dominiert MS Access eindeutig eines der wichtigsten Segmente im Datenbankökosystem (Quelle).

Finanziell geht es letztlich darum, wie viel es kostet, Datenbankanwendungen in Access versus anderen Plattformen zu erstellen und damit verbundenen Einschränkungen. Anwendungen in Access sind deutlich günstiger zu erstellen, da keine "spezialisierteren" Werkzeuge benötigt werden. Wenn eine Möglichkeit besteht, ein Problem mit einer Access Anwendung zu lösen, was mit anderen Werkzeugen nicht machbar wäre, scheinen die Alternativen einfach:

• Entweder Verwendung von Access um die Anwendung zu erstellen unter Inkaufnahme damit eventuell verbundener Nachteile
• oder die teurere Plattform zu nutzen und damit Verluste zu akzeptieren
• oder die Entwicklung gar nicht erst zu beginnen und stattdessen einem Mitbewerber das Feld zu überlassen (oder die Arbeit für diesen Kunden o.ä. abzulehnen)
• oder ein Fertigprodukt zu nutzen, welches betriebliche Anforderungen, Prozesse und Besonderheiten aber nicht wie gewünscht und nur unzureichend abdecken kann.

Wird im Unternehmen über den grundsätzlichen Einsatz von Datenbanken nachgedacht, ist es hilfreich, die Entwicklung einzelner Datenbanken über die Zeit zu berücksichtigen: Gute, "gesunde" Datenbankanwendungen werden nicht nur einmalig erstellt, sondern verändern sich und wachsen im Laufe der Zeit. Schlechte hingegen finden keine Verwendung mehr. Selbstverständlich kommt es auch vor, dass auch manchmal gute und brauchbare Anwendungen nicht mehr genutzt werden, weil etwa deren Einsatzbereich entfällt. Hinzu kommt, dass unternehmenskritische Anwendungen aus noch nicht berücksichtigten Quellen erwachsen können.

Einige Millionen Excel "Datenbanken" werden jedes Jahr erstellt, nur wenige davon schaffen den Sprung auf die nächste Stufe: Microsoft Access. Genauso schaffen es nur wenige Access Anwendungen zu umfassenderen Lösungen zu werden. Letztlich können mit Access eine große Zahl der Datenbankwünsche komplett gelöst werden: Access ist das Beste Tool für seinen Einsatzbereich. Access ermöglicht späteres Wachsen.

Sicht der IT Verantwortlichen

IT Verantwortliche müssen Access verstehen und verstehen es taktisch einzusetzen, immer mit dem Gedanken im Kopf, dass einige Access Anwendungen mit der Zeit migriert werden. Das gilt nicht nur für Access allein, sondern entspricht dem natürlichen Reifungsprozess der im Unternehmen eingesetzten Software und Datenbanken: Beides folgt den Notwendigkeiten und Bedürfnissen des Unternehmens. Damit ergibt sich der Wunsch, dass genau diese eine Access Anwendung, die zum Zeitpunkt X migriert werden muss, damals schon direkt mit einem anderen System erstellt zu haben. Diese Entwicklung war zum Zeitpunkt der Erstellung keineswegs vorhersehbar. Ebenfalls war es nicht möglich, heute benötigte Features einzubauen: Zeit und Weiterentwicklung verändern die Anforderungen.

Eine ähnliche Argumentation wäre, dass 2% der in einem Jahr erstellten Datenbanken innerhalb der nächsten drei Jahre migriert werden müssen. Eine solche Aussage ist nicht wirklich sinnvoll. Die meisten Anwendungen werden so lange perfekt in Access laufen, bis sie nicht mehr benötigt werden. Heute eine große Investition zu tätigen ist nicht sinnvoll, wenn es die Möglichkeit einer weniger riskanten Lösung gibt, sprich eine Access- oder Web-Anwendung. Die Zukunft wird dann zeigen, in welche Richtung sich die Anforderungen an die Datenbank verändern und ob es sinnvoll ist, den nächsten Schritt zu gehen. Der wäre jederzeit möglich.

Im Hintergrund Wachstum, im Vordergrund bleibt Access

Wenn Access Anwendungen sich tatsächlich weiterentwickeln und größere Plattformen genutzt werden sollen (z.B. SQL Server, ODBC Verbindungen wie MySQL und MariaDB), ist die ursprüngliche Investition nicht verloren: Die Funktionen die Access bietet, können auf die Zielplattform übernommen werden und unterstützen die Eingewöhnung und die Akzeptanz durch die Nutzenden. Access war dann ein guter Test und kann eventuell weiterhin als sogenanntes Frontend verwendet werden. Das Frontend ist die Oberfläche, die Nutzende sehen, obwohl im Hintergrund nicht mehr Access sondern ein anderes Datenbanksystem arbeitet.

Aufmerksame IT Administrationen erkennen wann Access sinnvoll genutzt werden kann oder muss und wann nicht. Wenn ein Projekt in Access realisiert werden kann, ist der ROI anderen Technologien überlegen. Access mit seinen spezifischen Vorteilen und Stärken bietet dem Unternehmen deutliche Vorteile, sowohl finanzielle als auch in Hinsicht auf Reaktionsmöglichkeiten auf Nutzungs- und Marktanforderungen.

Datenbank Pyramide

Die breite Mehrheit der Datenbankanwendungen sind recht einfache Anwendungen. Die Anzahl der Anwendungen, die Unternehmen einsetzen sinkt mit steigenden Anforderungen und Problemen die bewältigt werden müssen.

Am unteren Ende stehen sehr flexible Anwendungen und Lösungen die schnell zu entwickeln sind (Individual- und Kleingruppen-Lösungen). Es finden sich kurze Lebenszyklen, niedrige bürokratische und strukturelle Einschränkungen. Fehler sind hier nicht unternehmensbedrohend und die Kosten relativ niedrig.Steigt man die Pyramide weiter nach oben, werden die Anwendungen immer umfangreicher und wichtiger. Die Zahl der Nutzer vergrößert sich, Sicherheit und Verlässlichkeit ebenfalls. Die Lösungen müssen skalierbar, das bedeutet einstufbar sein und ggf. wachsen können. Die Wartbarkeit der Anwendungen wird wichtiger, da diese durch eine Vielzahl Personen erstellt werden und auch ohne deren Eingreifen funktionieren müssen. Es wird mehr Zeit für die Entwicklung benötigt: mehr Personen und deren Anforderungen müssen beachtet werden. Werden Änderungen notwendig, erfordern Komplexität der Anwendung und Notwendigkeit eines reibungslosen Unternehmensalltags lange Implementationszeiten, Tests und Dokumentationen. Diese Maßnahmen steigern die Kosten, weil Fehler unkalkulierbare Kosten verursachen können und unter Umständen sogar das Überleben des Unternehmens von deren Vermeidung abhängt.

Am oberen Ende der Datenbankpyramide kann der Verlust eines einzigen Datensatzes das Ende des Unternehmens bedeuten. Am unteren Ende bedeutet der Verlust einzelner Datensätze, Tabellen oder kompletter Dateien und Datenbanken häufig nur ein Ärgernis für eine Person.

Die Inhalte dieser Seite sind den Ausführungen von Luke Chung entliehen und angepasst.