Urlaubsplanung und Einsatzplanung

Zusammenfassung

• Erweiterung der ArbeiTsZeitErfassung (ATZE) um eine Urlaubsplanung
• Selbstständige Erfassung von Urlaubsanträgen, automatische Benachrichtigung über Genehmigung bzw. Ablehnung
• Kalendarische Darstellung auf Bildschirm und als Druckausgabe

Es handelt sich hierbei um keine eigenständige Datenbank, sondern um eine nachträgliche Erweiterung der ArbeiTsZeitErfassung (ATZE) um Möglichkeiten zur Urlaubsbeantragung, -genehmigung / -ablehnung, Urlaubsübersicht und Personalplanung sowie Abwesenheitsplanung.

Der Urlaubsantrag

Jeder Mitarbeiter kann - sofern er hierzu die Rechte besitzt - Urlaub selbstständig beantragen. Hierzu trägt er, ähnlich der Tätigkeitserfassung in ATZE die notwendigen Daten ein. Im Falle eines Urlaubsantrages selbstverständlich den Zeitraum (von-bis). Unter Umständen kann der Mitarbeiter wählen ob es sich um einen regulären Urlaubsantrag, oder um Sonderurlaub handelt. Wie im Bild zu erkennen, handelt es sich beim ersten Antrag um Sonderurlaub, der sich nicht auf verbleibenden Resturlaub auswirkt. Der zweite Antrag, womit regulär Urlaub beantragt wird, wirkt sich auf den Resturlaub aus und reduziert diesen bei Genehmigung entsprechend. Eine optionale Bemerkung ermöglicht dem Mitarbeiter die Wichtigkeit seines Antrags hervorheben.

Da sich verschiedene Tage unterschiedlich auf verbleibenden Urlaub auswirken, werden diese schon bei der Antragsstellung entsprechend angezeigt: KT zeigt die Kalendertage zwischen Von und Bis, WT die Werktage (Mo-Fr, jedoch ohne Feiertage), FT die Feiertage und WE Wochenenden (Samstag und Sonntag).

Was bisher geschah: Rückblick und Urlaubsübersicht

Der Rückblick zeigt nicht nur Tätigkeiten, sondern auch sonstige Einträge an. Hierbei kann es sich um Urlaub und Sonderurlaub handeln oder um Abwesenheiten auf Grund von Krankheit etc. Wie viele Tage der Vergangenheit angezeigt werden sollen, ist durch den Administrator festzulegen. Die Darstellung aller Tage (im Normalfall keine Feiertage und Wochenenden) in dieser Übersicht ermöglicht einem Mitarbeiter die schnelle Kontrolle seines letzten Monats (oder früherer Zeiträume). Die Darstellung ist nur bis zum jeweils aktuellen Datum möglich. 

Im Falle eines gewerblichen Angestellten werden die Arbeitszeiten z.B. bei Urlaub automatisch als gleitendes arithmetisches Mittel der letzten 3 Monate berechnet (evtl. zu einem späteren Zeitpunkt erneut). 

Eine druckbare Fassung ist über den Button Druckvorschau schnell generiert (die Sortierung der Daten unterscheidet sich zwischen Bildschirm und Druckvorschau absichtlich). 

Urlaubsübersicht

Ein Mitarbeiter kann sich eine Urlaubsübersicht des aktuellen Jahres anzeigen lassen. Da es sich ergeben könnte, dass der Mitarbeiter vor Ende des Urlaubs erkrankte oder diesen verkürzte um die Arbeit erneut aufzunehmen, ist es möglich (falls entspr. Rechte vorliegen) Urlaubstage auch nach der Genehmigung zu löschen. Der Mitarbeiter bekommt in diesem Fall Urlaubstage erneut gutgeschrieben und wird automatisch darüber informiert. Die Meldung an den Mitarbeiter lässt sich mittels Platzhaltern im Voraus zusammenstellen, so dass der Mitarbeiter eine individualisierte, aber dennoch vollkommen automatisch erzeugte Nachricht erhält! 

Kalendarischer Überblick: Der Urlaubsplan

Die kalendarische Ansicht erlaubt z.B. Mitarbeitern die in der Tätigkeitsplanung arbeiten schnell einen Überblick darüber, wer Urlaub hat (genehmigt als grünes U dargestellt), wer auf Grund von Sonderurlaub (SU) fehlt oder aus anderen Gründen abwesend (AB) ist. In diesem Bild findet sich kein Eintrag AB. Aus Datenschutzgründen wird der Grund der Abwesenheit nicht angezeigt (Krank, entschuldigtes Fehlen etc.). Ungenehmigte Urlaube bzw. Sonderurlaube würden mit grauem Hintergrund angezeigt und ein Klick auf einen Tag eines solchen Antrages ermöglicht es dem Mitarbeiter den Urlaub zu genehmigen oder abzulehnen. Neben Wochenenden werden auch Feiertage (dann durch Hintergrundfarbe) deutlich sichtbar im Kalender dargestellt.

Eine komfortable Auswahl des Zeitraumes ermöglicht schnelle Navigation, die Filter nach Fähigkeiten / Kriterien die einzelnen Mitarbeitern zugeordnet werden können macht die Einschränkung auf gewisse Arbeitsbereiche schnell und einfach möglich.

Mit einem Blick (unten) lässt sich erfassen, wie viele Mitarbeiter (der angezeigten) an einem bestimmten Tag des Zeitraums abwesend sind. Unterstützt wird diese Anzeige durch farbige Kodierung, falls der Schwellwert der links unten entweder absolut oder prozentual im Vergleich zu allen angezeigten Mitarbeitern angegeben werden kann. 

Selbstverständlich ist eine Druckausgabe möglich. Hierzu ist empfohlen, über den Drucken Button ein PDF der Anzeige generieren zu lassen, welches dann sehr einfach über einen PDF-Reader auf beliebiger Papiergröße ausgegeben werden kann um den Plan z.B. im Büro auszuhängen.

Auswertung für andere Mitarbeiter

Falls entsprechende Rechte vorhanden sind kann ein Bearbeiter den Rückblick (Tätigkeiten, Urlaubstage) und Urlaubsanträge eines anderen Mitarbeiters anzeigen/ausdrucken lassen. Diese Möglichkeit erlaubt es Angaben zu kontrollieren, ohne, dass sich ein Mitarbeiter hierzu extra anmelden muss. Außerdem kann so ein Ausdruck veranlasst werden, auch wenn bei einem Erfassungsterminal kein Drucker angeschlossen ist.