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Pivot-Tabelle und Datenpilot

Einfache Datenauswertung

Zusammenfassung
  • Excel ist keine Datenbank.
  • Auswertungen in Excel mittels Pivottabellen schnell und fehlerfrei gestalten.
  • Auswertungen mit Pivot-Tabellen erstellen, die auf externen Daten beruhen und deren Auswertungen sich daher schnell und automatisch aktualisieren (lassen).

Auch wenn Sie derzeit noch keine "echte" Datenbank einsetzen, finden sich auch in Ihrem Unternehmen an vielen Stellen Daten und Datensammlungen die Sie bzw. Ihre Mitarbeitenden in irgendeiner Form auswerten. Außerdem finden sich Daten, die derzeit noch nicht näher betrachtet werden.

Wie können Sie relativ einfach Zusatznutzen aus den schon vorhandenen Daten gewinnen? Sind Sie noch nicht bereit für eine Datenbank und möchten zunächst bei Excel bleiben? Wollen Sie selbst jederzeit Daten neu zusammenstellen und dazu Ihre vorhandene Datenbank nutzen? Pivot-Tabellen könnten genau das sein, was Ihnen bisher fehlt, um ganz neue Perspektiven auf Ihre Daten und deren Aussagen zu gewinnen.
Die Möglichkeit Pivot-Tabellen zu erzeugen, ist in heutigen Excel-Versionen immer gegeben. Einzige Voraussetzung zur Nutzung ist, dass Ihre Daten in tabellarischer Form vorliegen. In einem solchen Fall finden sich alle zu einem Vorgang gehörigen Elemente in einer Zeile (waagerecht), jedes Element in einer extra dafür vorgesehenen Spalte (senkrecht). Am Beispiel von Kunden, könnte sich dies so darstellen:

Kundennummer
Nachname
Emailadresse
Geburtsdatum
Wohnort
456
Bahn
berta.bahn@example.com
04.10.1970
Köln
789
Rad
rudolf.rad@beispiel.de
07.03.1981
Düsseldorf

Die Verkaufsdaten eines landwirtschaftlichen Betriebes könnten so aussehen:

Datum
Artikel
Menge (in kg)
Versand
Abnehmer
Klasse
01.03.23
Mais
95
Hauslieferdienst
Mühlmann
Tierfutter
02.03.23
Rotkohl
80
Spedition
Schmidt
Gemüse

Eventuell sind liegen Ihre Daten schon so vor: In einer existierenden Datenbank sind die von Ihnen für eine Auswertung benötigten Felder schon alle vorhanden. Alternativ ließe sich eine solche Darstellung auch über sogenannte Abfragen (engl. Views) auf eine vorhandene Datenbank erreichen. Falls Ihre Daten noch nicht in tabellarischer Form vorliegen, helfe ich Ihnen gerne, diese entsprechend zu strukturieren.

Da Access und Excel wunderbar zusammenarbeiten, können aus Access-Datenbanken sehr leicht die Ergebnisse und Inhalte solcher Abfragen in Excel genutzt werden. Entweder kann eine direkte Übergabe von Access zu Excel stattfinden, oder aus Access wird eine Excel-Datei erzeugt, die dann später geöffnet werden kann.

Eine Vorstufe einer Pivot-Tabelle in Bezug auf die Auswertung von Daten könnte schon allein das Filtern sein. 

Seit der MS-Office Version 2010 gibt es beispielsweise über Datenschnitte die Möglichkeit, übersichtlich nach ganz unterschiedlichen Kriterien zu filtern. Die Zeitachse ermöglicht eine Auswertung nach Datum bzw. Uhrzeit. Beide Features sind in der Slideshow unten zu sehen. Bewegen Sie Ihre Maus über die Bilder, um den automatischen Wechsel zu pausieren.

Sollten Sie die Möglichkeiten, die Pivot-Tabellen bieten, bisher noch nicht verwenden und wünschen ein Coaching oder haben Sie Interesse daran, diese mit Daten aus Ihrer (Access-)Datenbank zu nutzen, zögern Sie bitte nicht mit mir in Kontakt zu treten. Es lohnt sich: Die Erfahrung hat gezeigt, dass Ergebnisse, für deren Ermittlung Sie bisher 30 Minuten brauchten, mit Pivot-Tabellen häufig schon nach 30 Sekunden vorliegen! Hier werden 23 Dinge (englisch) zusammengetragen, die "man über Pivot-Tabellen wissen sollte".

Die Slideshow zeigt einige Möglichkeiten, die Pivot-Tabellen bieten. Auf Pivot-Charts, also Grafiken und Diagramme, die die gleichen flexiblen Sichten auf Ihre Daten ermöglichen, wird nicht eingegangen.

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Die zweite Slideshow zeigt Ergebnisse in der Pivot-Tabelle, wenn unterschiedliche Kriterien als Filter dienen. Über Filter (in den oberen Zeilen) bzw. die Datenschnitte können verschiedene Kriterien zeitgleich gewählt werden. Über die Zeitachse können nicht nur wie hier Monate, sondern auch Tage, Quartale und andere Zeiteinheiten, wie Stunden, eingeschränkt werden. Voraussetzung dafür ist, dass entsprechende Quelldaten vorliegen. Daher an dieser Stelle ein kleiner Tipp: Bedenken Sie, dass Sie nicht auswerten können, was Sie nicht erfasst haben. Liegt statt einem Zeitstempel mit Datum und Uhrzeit nur ein Datum vor, so lässt sich die Zeit selbstverständlich nicht ermitteln, wann z.B. Kunden die teuren Produkte an einem Tag gekauft haben.

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Pivot-Tabellen mit externen Daten

Manchmal ist es notwendig, eine Pivot-Tabelle regelmäßig mit neuen Daten zu aktualisieren. Vielleicht kommen die auszuwertenden Daten wöchentlich aus einer Datenbank oder ein Gerüst einer Pivot-Tabelle/-Auswertung wird benötigt um es zukünftig weiterzugeben oder erst später mit Daten zu füllen.

Für solche Fälle bietet es sich an, Pivot-Tabellen direkt auf einer externen Datenquelle aufzubauen. Stehen dann neue Quell-Daten zur Verfügung, können diese auf Knopfdruck ausgewählt werden und die Auswertungen werden auf die neuen Daten aktualisiert.

Ein Beispiel, wie eine solche Pivot-Tabelle angelegt werden kann sehen Sie in der folgenden Animation (ohne Ton mit MS Office bzw. Excel 2016).

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Nehmen Sie Kontakt mit mir auf, gerne auch telefonisch!